En tant qu'adjoints de direction et secrétaires, on s'attend à ce que vous accomplissiez une myriade de tâches. Des fonctions administratives au travail de fond, vous devenez le touche-à-tout de votre lieu de travail. Parfois, il peut être difficile de jongler avec toutes ces choses. Vos clients et responsables s'attendent à une planification et à un e-mail sans faille, entre autres tâches importantes. C'est pourquoi nous avons dressé une liste des meilleurs outils en ligne pour les assistants de direction afin de vous faciliter la tâche.
Dans cet article, nous avons classé les meilleurs outils en ligne pour les assistants de direction en fonction de leurs fonctionnalités. Cela vous permet de rechercher plus facilement l'outil le plus approprié lorsque vous en avez besoin.
Suivi du temps
Temps Docteur
Le suivi du temps n'a jamais été aussi facile avec Time Doctor. Cet outil vous permet de suivre le temps travaillé par tous les membres de votre équipe. Il vous donne même une ventilation par client, projet et tâche afin que vous puissiez savoir combien de temps est bien dépensé et combien de temps est perdu. Pour garantir efficacement que vous êtes surveillé de manière cohérente, cet outil capture votre écran à un intervalle de temps donné. Cela permettra aux employeurs de vérifier ce que font les employés et s'il y a ou non des distractions et des inefficacités en cours de route.
En plus de cela, cette application pourrait également aider à traiter automatiquement la paie et la facturation. Il pourrait également vous permettre de suivre l'emplacement des employés via son application mobile. Cette fonctionnalité vous permet de tracer où se trouve votre assistant virtuel. Les autres fonctionnalités incluent le suivi des présences, les prises de vue par webcam et les pauses de piste.
Horloger
Clockify est un suivi du temps et une feuille de temps simples qui vous permettent de faire votre travail de manière productive. Il vous permet, à vous et à votre équipe, de suivre les heures de travail sur divers projets. Avec sa minuterie, vous pouvez suivre la durée de travail des assistants. Sous la capacité de chronométrage, d'autres fonctionnalités incluent le suivi des heures à l'aide d'une minuterie, la catégorisation du temps par projet et le marquage du temps comme facturable.
Ce qui en fait un outil efficace pour les assistants de direction, c'est qu'il est capable de décomposer visuellement le temps passé. Grâce à des rapports personnalisables, vous pouvez voir depuis combien de temps vous travaillez. Vous pouvez même utiliser Clockify pour les activités d'équipe, ce qui vous permet de définir des taux horaires, de voir qui a travaillé sur quoi et d'autres.
Minuterie de tomates
Le Tomato Timer utilise la technique Pomodoro pour la gestion du temps. Cette technique implique et c'est une aubaine pour la concentration et la gestion du temps. La technique s'articule autour du concept d'hyperfocus pendant une durée déterminée (20-25 minutes) suivie d'une courte pause. De cette façon, pendant que vous travaillez, vous savez toujours qu'une pause arrive. C'est un excellent outil que vous devriez utiliser vous-même et partager avec vos collègues.
Planification
Griffonnage
Avec Doodle, la planification est devenue plus rapide et beaucoup plus facile, accélérant votre processus de planification. Il parcourt vos calendriers et trouve les heures et les dates disponibles pour une réunion. Par conséquent, vous n'avez pas à basculer entre cette application et votre calendrier.
Ce qui fait de Doodle l'un des meilleurs outils en ligne pour les assistants de direction, c'est que vous pouvez y fixer des rendez-vous en moins de deux minutes. Ces rappels peuvent être de nature manuelle ou automatique. Vous pouvez choisir une durée pour la réunion, sélectionner des créneaux horaires et autoriser la collaboration entre coéquipiers.
Avec toutes ses fonctionnalités, vous êtes assuré que votre vie sera plus facile car Doodle prendrait toutes les erreurs de planification.
Calendement
Calendly vous aide à planifier facilement vos réunions. Grâce à ses fonctionnalités faciles à utiliser, vous pouvez le configurer et l'utiliser sans aucun problème. Cet outil fonctionne avec votre calendrier afin de vérifier votre disponibilité tout en vous aidant à vous connecter avec vos clients potentiels et autres contacts. Par conséquent, vous pouvez configurer la disponibilité de vos clients avec celle de leurs invités sans douleur.
Il fonctionne avec divers moteurs tels que Google, Office 365 et Outlook, vous permettant de planifier des réunions de manière transparente. Vous pouvez également organiser tous les types de réunions ici, que ce soit en tête-à-tête, à tour de rôle, collectif ou de groupe. Vous pourriez permettre à votre équipe d'avoir un flux de travail productif avec un calendrier pratique à portée de main, d'où la nécessité de Calendly.
Gestion des médias sociaux
eClincher
Pour la gestion des médias sociaux, nous pensons qu'eClincher est un outil puissant pour faire votre travail efficacement. Cette application vous permet, à vous et à votre équipe, de faire avancer votre entreprise grâce à ses fonctionnalités. eClincher offre des fonctionnalités telles que la publication et la programmation de publications sur diverses plateformes de médias sociaux, la publication automatique avec des files d'attente intelligentes et des suggestions de contenu. Il a également la capacité de s'engager et d'écouter avec une seule boîte de réception et d'offrir des rapports d'analyse avancés. Sa fonction de publication automatique, en particulier, est l'une des préférées de certains utilisateurs car elle pourrait vous permettre de publier des centaines de publications pour les prochains mois en quelques clics seulement.
Simple mais très efficace, vous ne trouverez aucun problème dans cette solide plateforme de gestion des médias sociaux.
Sprout sociale
Avec Sprout Social, vous pouvez comprendre et atteindre votre public, interagir avec votre communauté et mesurer vos performances sur une seule plateforme. Il est réputé pour son support, sa convivialité, sa satisfaction et sa rétention. Par conséquent, vous pouvez utiliser cet outil efficacement, quelle que soit la taille de votre organisation.
Certaines des fonctionnalités de Sprout Social incluent des statistiques individuelles sur chacune des publications, une boîte de réception sociale et une recherche par mot-clé qui vous permet de surveiller votre marque sur les réseaux sociaux. De plus, il possède également des fonctionnalités d'agence telles que la post-approbation.
Vous pouvez utiliser cette plate-forme pour toutes les nécessités, que ce soit pour les affaires, pour le marketing social, pour la défense des employés ou pour les petites entreprises, entre autres.
Réunions en ligne
Aller à une réunion
Pour les réunions en ligne, nous pensons que GoToMeeting est un excellent choix car il permet de se connecter facilement avec les gens comme vous le souhaitez. GoToMeeting est un outil de vidéoconférence et de réunion en ligne qui permet aux entreprises de collaborer avec des clients et des clients en temps réel. Cet outil offre diverses fonctionnalités qui pourraient vous aider en tant qu'assistante de direction. Pour cette raison, nous l'avons classé comme l'un des meilleurs outils en ligne pour les assistants de direction.
En tant qu'assistant, vous pouvez organiser et assister à des réunions où que vous soyez grâce à son application mobile. Tout ce que vous avez à faire est de le télécharger et le pouvoir est entre vos mains. En plus de pouvoir organiser des réunions, GoToMeeting vous permet également de partager l'écran sans tracas, de participer à des vidéoconférences et de rappeler des réunions, entre autres.
Rejoins moi
Join.Me est un outil gratuit pour les réunions en ligne, le partage d'écran et les collaborations d'équipe, entre autres. Grâce à ses fonctionnalités pratiques, vous pouvez organiser ou rejoindre des réunions rapidement et facilement. Avec cet outil, vous pouvez planifier et rejoindre des réunions en ligne avec plusieurs personnes à tout moment et n'importe où. Cela signifie que, où que vous soyez, vous pouvez interagir avec vos clients et clients en appuyant simplement sur quelques boutons.
Join.Me possède de nombreuses fonctionnalités qui vous passionneront sûrement. Par exemple, vous pouvez personnaliser l'arrière-plan de votre réunion pour alléger l'ambiance de la réunion. Vous pourriez partager vos écrans et présenter vos rapports. La collaboration n'a jamais été aussi simple grâce à Join.Me.
Stockage de fichiers
Boîte de dépôt
Pour stocker des fichiers pertinents en ligne, nous recommandons fortement DropBox. Cet outil est un espace de travail tendance qui a été conçu pour réduire votre temps d'organisation et de partage de documents. DropBox vous permet de rassembler tous vos fichiers en un seul endroit central. Par conséquent, vous pouvez les trouver et y accéder plus facilement à tout moment, n'importe où.
Avec DropBox, vous pouvez collaborer plus efficacement avec vos clients ou clients. Il prend en charge les fichiers volumineux, qu'il s'agisse de fichiers Photoshop, PowerPoint ou InDesign. Cela réduit votre temps de recherche d'un autre site Web qui compresserait vos fichiers avant de les envoyer à vos clients.
La sécurité est une autre chose pour laquelle DropBox est célèbre. Avec cet outil, tous vos fichiers sont à l'abri de quiconque n'y ayant pas accès.
Google Drive
Il est largement reconnu que Google Drive est l'un des meilleurs outils en ligne pour les assistants de direction en raison de ses capacités de stockage de fichiers. Cet outil permet aux utilisateurs de stocker et de sécuriser leurs fichiers sans trop de tracas. En plus de cela, vous pouvez même synchroniser vos fichiers sur différents appareils. Vous pouvez même partager vos fichiers avec vos clients en quelques clics.
Google Drives fonctionne de manière transparente avec Google Docs, Slides et Sheets, entre autres. En plus de cela, vous pouvez également stocker des photos, des dessins, des enregistrements et des vidéos, quelle que soit leur taille. Par conséquent, vous pouvez stocker des fichiers volumineux dans cet outil.
La gestion des tâches
Trello
Trello est un excellent outil d'organisation pour les assistants de direction qui souhaitent faire leur travail efficacement. Ses listes, cartes et tableaux vous permettent d'organiser et de hiérarchiser vos projets de manière flexible et ludique. Il a été conçu pour aider votre équipe à rester organisée et informée des mises à jour. Il vous permet de démarrer facilement des conversations ou d'ajouter des fichiers chaque fois que nécessaire. Ses fonctionnalités de flexibilité pourraient aider votre équipe à travailler de manière transparente car elle s'adapterait à votre style. Trello est intégré à diverses applications pour dynamiser votre flux de travail et devenir un excellent assistant exécutif pour votre client.
Camp de base
Basecamp vous permet de mettre tout ce dont vous avez besoin pour terminer au même endroit, améliorant ainsi vos capacités de gestion des tâches. Il combine tous les outils dont vous avez besoin pour faire le travail avec succès. Lorsque toutes les choses sont déjà là, vous n'avez pas besoin de chercher d'autres sites Web.
Cet outil contient des listes de tâches pour tout votre travail, vos tâches et vos dates d'échéance. Il assurera le suivi des tâches en retard afin que vous puissiez y travailler immédiatement. Il se compose également de babillards électroniques où vous pouvez conserver toute la conversation sur une seule page. Les horaires sont également organisés de manière pratique dans Basecamp.
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Quel logiciel un assistant de direction doit-il connaître ?
Pour être un assistant féru de technologie, vous devez avoir une connaissance avancée de Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Vous devez être confiant dans l'utilisation de ces programmes au point de pouvoir montrer à d'autres collègues et à votre exécutif comment les utiliser.
Quels outils les assistants administratifs utilisent-ils ?
20 outils logiciels que tout assistant administratif devrait connaître
- Microsoft Office. La suite d'outils de bureau indispensable dans l'arsenal de tout assistant administratif.
- Espace de travail Google. La suite de Google avec toutes les applications de productivité dont vous avez besoin pour votre travail quotidien.
- Microsoft Outlook.
- Gmail.
- Boîte de dépôt.
- Zoom.
- Google Meet.
- Travel Perk.
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La liste ultime des outils de productivité et de la technologie pour les assistants personnels et exécutifs
- Todoiste. Todoist est l'une des applications les plus populaires disponibles sur le marché.
- TickTick.
- Microsoft To-Do.
- Des choses.
- TeuxDeux.
- Omnifocus.
- Eisenhower.
- Tâches Google.
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Quelles sont les 3 principales compétences d'un assistant de direction
Principales compétences de l'assistant de direction
- Compétences en communication. D'excellentes compétences en communication sont indispensables.
- Compétences organisationnelles. Les compétences organisationnelles sont essentielles dans tout type de rôle administratif.
- Bonne gestion du temps.
- Compétences en réseautage.
- Compétences en technologies de l'information.
- Multitâche.
- Envie d'apprendre.
- Être un joueur d'équipe.
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